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GEOLOCALIZZAZIONE DELLE FLOTTE AZIENDALI PREVIO ACCORDO SINDACALE
Il Garante per la protezione dei dati personali, con provvedimento n. 138 del 16 marzo 2017 (documento web n. 6275314) interviene in tema di sistemi di geolocalizzazione, precisando che la localizzazione geografica dei veicoli utilizzati al fine di ottimizzare le richieste d’intervento o le emergenze, innalzare le condizioni di sicurezza sul lavoro dei dipendenti, la corretta manutenzione dei veicoli, la tutela del patrimonio aziendale, il calcolo del tempo di lavoro effettivo o la gestione di eventuali incidenti stradali o di sanzioni subite per violazioni del codice della strada è legittimo interesse della società, ma solo nel pieno rispetto della privacy dai lavoratori.
Si tratta dell'installazione di un sistema dotato di una funzionalità di localizzazione satellitare dei veicoli aziendali, connessi al data center di una società terza.
Il caso trattato dal Garante della privacy
Nel corso dell’istruttoria l’Autorità ha riconosciuto il legittimo interesse della società a rilevare la posizione dei propri mezzi per le molteplici finalità indicate, ma solo nel pieno rispetto della privacy dai lavoratori. Visto che tale sistema potrebbe consentire il controllo a distanza dei lavoratori, anche dopo le modifiche introdotte dal cosiddetto Jobs Act, per poterlo attivare dovrà prima essere raggiunto un apposito accordo con le rappresentanze sindacali o, in sua assenza, si dovrà richiedere l’autorizzazione all’Ispettorato nazionale del lavoro.
Dati e informazioni raccolte
Dovranno inoltre essere attentamente definite le modalità di raccolta, di elaborazione e di conservazione dei dati di geolocalizzazione e degli altri dati personali, differenziando le tutele in base alla singola finalità perseguita. Ad esempio, se la società intende avvalersi del sistema di localizzazione per la regolare tenuta del libro unico del lavoro, potrà conservare i dati necessari per cinque anni. I dati da utilizzare in caso di contestazione di violazione amministrativa con modalità non immediata, invece, potranno essere conservati al massimo per 90 giorni, ovvero il tempo previsto dalla normativa per notificare un eventuale verbale di contestazione. Al termine del periodo individuato, i dati personali raccolti dovranno essere automaticamente cancellati o anonimizzati. Deve essere inoltre escluso il monitoraggio dei tracciati percorsi, salvo il possibile trattamento dei relativi dati in forma aggregata o anonima per finalità statistiche e di programmazione del lavoro.
Dovranno essere adottate anche precise misure di sicurezza e l’accesso ai dati trattati dovrà essere consentito al solo personale incaricato, definendo per i dati di geolocalizzazione appositi profili autorizzativi individuali per ogni singolo utente.
Notifica al Garante e informative al personale
La società potrà comunque avviare il trattamento delle informazioni sulla posizione geografica dei veicoli di lavoro solo dopo aver effettuato la notificazione al Garante e aver fornito un’informativa completa ai dipendenti.
03/08/2017