DIPENDENTI CON NOTE SPESE IN FORMATO ELETTRONICO
Dematerializzazione delle note spese per le trasferte
A distanza di poche settimane l’Agenzia delle Entrate torna a pronunciarsi sul corretto trattamento della gestione delle note spese dei dipendenti e dei relativi giustificativi e, in particolare, della conservazione degli stessi esclusivamente in formato elettronico.
Utilizzo degli strumenti informatici per gestire note spese dei dipendenti e correlati documenti giustificativi che, in quanto documenti originali non unici, possono essere conservati sotto forma di immagini; l’Agenzia delle Entrate, con la risposte agli interpelli 388/E e 403/E torna sul tema della gestione dematerializzata dei documenti del personale e in particolare sulle modalità di conservazione della nota spese, arrivando a una conclusione che sembra non del tutto coerente con un processo che tenderebbe invece alla completa gestione elettronica dei flussi.
Conservazione della nota spese
Ad avviso dell’Agenzia, infatti, la nota spese, creata all’interno del sistema informativo secondo il flusso operativo descritto nell’istanza di interpello e quindi formata e prodotta dall’origine come documento informatico, può essere indifferentemente conservata digitalmente o su supporto analogico (ad esempio stampata su carta). Ciò in quanto l’obbligo di conservazione in elettronico sarebbe richiesto e imposto normativamente, in particolare dall’articolo 39 del D.P.R. 633/1972, esclusivamente per le fatture elettroniche e non anche per tutti gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti.
Per la gestione delle missioni e delle trasferte dei dipendenti, il relativo giustificativo di spesa viene acquisito come documento informatico mediante scansione dell’originale analogico a cura del dipendente il quale, identificato in modo univoco attraverso un accesso al portale dedicato alle trasferte, provvede a creare la nota spese informatica allegandovi i relativi documenti. Il responsabile aziendale, eseguiti i controlli sulla documentazione inserita a sistema inclusa la loro leggibilità, approva il rimborso o rifiuta la nota, oppure le spese non inerenti o eccedenti la soglia massima individuata dall’impresa. Successivamente i documenti giustificativi sono inviati in un sistema di conservazione, procedendo alla distruzione degli originali cartacei, in quanto si tratta di documenti originali non unici perché il loro contenuto viene riprodotto nella contabilità.
Quindi da un punto di vista operativo e di semplificazione dei flussi documentali appare inopportuna e illogica la scelta di conservare su supporto analogico un documento, quale la nota spese, prodotto sin dall’origine come informatico.
Il caso
Con la risposta n. 403 del 9 ottobre 2019, l’Amministrazione Finanziaria è intervenuta in seguito ad uno specifico interpello con il quale l’istante, facente parte di un Gruppo di società che impiega circa 400 persone, espone di aver realizzato una procedura centralizzata per la gestione delle missioni e delle trasferte dei dipendenti di tutte le società del Gruppo e di voler procedere alla dematerializzazione delle stesse ed alla successiva conservazione esclusivamente in formato elettronico.
L’istante chiede conferma della correttezza del proprio operato circa le modalità di creazione delle note spese e la procedura di conservazione delle stesse e dei relativi giustificativi, dove la conservazione che è affidata ad un soggetto terzo, il quale si occupa di tutto il processo: dall’archiviazione e indicizzazione, fino alla firma digitale e all’apposizione della marca temporale, garantendone così la disponibilità, l’autenticità, l’immodificabilità, la conservazione, la leggibilità e la sicurezza nel tempo, che dovrebbero consentire la distruzione dei documenti cartacei originali dei giustificativi di spesa.
A parere dell’Agenzia, se il processo ipotizzato dalla società istante garantisce le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, così come affermato dall’istante ma non verificabile in sede di interpello, nulla osta a che i documenti analogici possano essere legittimamente sostituiti da documenti informatici.
Condizioni per la conservazione dei documenti analogici
Affinché un documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro giustificativi – possa essere dematerializzato e successivamente distrutto (si vedano l’articolo 2 D.M. 17.06.2014, l’articolo 3 dei D.P.C.M. 13.11.2014 e 03.12.2013), l’Amministrazione conferma che:
• i giustificativi allegati alle note spese, trovando generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, costituiscono documenti analogici originali “non unici” ai sensi dell’articolo 1, lettera v), D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale, C.A.D.);
• qualora i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, viene meno per l’Amministrazione finanziaria la possibilità di ricostruire il contenuto degli stessi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi e, dunque, dovranno essere considerati originali “unici”.
Peraltro, gli stessi giustificativi di spesa – parte integrante delle note cui si riferiscono – sono indispensabili non solamente ai fini del controllo della certezza della spesa, ma anche dei requisiti di inerenza, competenza e congruità, ai quali è subordinata la deducibilità dei costi in capo al datore di lavoro istante.
04/11/2019